F210

Voiture, moto, scooter, vélo, trottinette, gyroroue, évaluation kilométrique, frais de carburant, thermique, électrique, hybride, etc.

Voici tout ce qu'il faut savoir sur la gestion et le traitement comptable de vos frais de déplacements professionnels que vous soyez propriétaire ou loueur en leasing, LOA ou LLD. C’est en effet sur ce poste important de vos dépenses professionnelles que les erreurs de gestion les plus coûteuses sont les plus courantes, voire systématiques, du fait d’une méconnaissance technique du sujet. Ce dossier, continuellement mis à jour, constitue un précis exhaustif et de référence pour le médecin libéral ou en activité mixte. Il propose nos orientations de gestion pour 2025 et 2026 qui ne coïncideront pas forcément avec celles que vous préconiseront votre expert-comptable, votre banquier, l’administration fiscale ou votre… vendeur de voiture ! Voire les sempiternels articles de la presse journalistique habituellesur ce sujet trop souvent mal évalué, car très complexe à démêler. A vous de juger où se situent vos intérêts réels.

Sommaire
Seuls sont concernés les déclarants en déclaration contrôlée n° 2035 aux frais réels et/ou les déclarants en société (SEL, SCP, SEP, etc.), ou les EI soumises à l'impôt société.

Les trois types de dépenses de véhicules

• Acquisition
• Dépenses courantes
  
• Dépenses exceptionnelles car imprévisibles

I – Le véhicule vous appartient : deux options de comptabilisation et leur variante

• La question de la propriété
• Option dite aux frais réels
• Orientation pratique pour les véhicules thermiques
• Attention à l’imposition aux plus values professionnelles
• Option dite du barème kilométrique (ou du forfait)
• Orientation pratique
• Repères fondamentaux de gestion
• La variante permettant de cumuler les avantages des deux formules, indiquée dans quelques cas particuliers
• Orientation pratique : quand et comment cumuler ?
• Les conditions générales de déduction
• L’inscription au registre des immobilisations
  • Dans l’option frais réels
  • Dans l’option barème kilométrique
• Quatre questions sur la notion générale d’amortissement
  • Comment déterminer la période d’amortissement comptable d’un véhicule acheté d’occasion ?
  • Que devient l’amortissement comptable du véhicule en cas de mise à la casse du véhicule, ou lorsque le véhicule est déclaré hors service ?
  • Quel est l’amortissement comptable du prêt qui a financé le véhicule ?
  • Véhicule hors service et amortissement du prêt qui l’a financé.
• La variante
  • Principes et avantages
  • Le revers de la variante
  • Comment éviter cet inconvénient majeur
  • Orientation pratique

II – Le véhicule ne vous appartient pas : leasing, location avec option d’achat ou location longue durée

1. Option dite aux frais réels, avec variante carburant
2. Variante : forfait carburant de l’option aux frais réels
3. Option dite du barème kilométrique ou du forfait
4. Nos conseils, mises en garde, et orientations pratiques
5. Les pièges des leasing, location avec option d’achat (LOA) et de location longue durée (LLD), dont, entre autres :
   • La remise en cause de l’option « carburant »
   • Le plafond d’amortissement
   • Ultime piège

III – Le véhicule ne vous appartient pas : en cas de prêt gratuit ou de location ponctuelle

1. Prêt gratuit
2. Comment déduire les frais de location ponctuelle ?
3. Le covoiturage

IV – En pratique : vos critères de bon choix, synthèse

1. Quand et comment devez-vous prendre l’option de comptabilisation ?
   1. Vous êtes propriétaire :
      1. les cinq contraintes à respecter
      2. conseil pratique
   2. Vous êtes locataire
      1. Barème carburant des frais réels
      2. Barème kilométrique
2. Le barème kilométrique et ses règles de fonctionnement
   1. Ce qu’il prend en compte
   2. Ce qu’il ne prend pas en compte
   3. Les dépenses exceptionnelles
   4. Les téléphones et les systèmes GPS
   5. L’utilisation de plusieurs véhicules
   6. Périmètre d'application du barème IK
   7. Les contraventions
3. Sur quels critères choisir l’option des frais réels, ou l’option forfaitaire ou la variante lorsque le véhicule vous appartient ?
   1. Aux frais réels, tout dépend désormais de l'émission de CO2
   2. L'importance des coûts réels de chaque poste de frais de votre véhicule
   3. L’amortissement est désormais à géométrie très variable
   4. Nos orientations pour 2024 et 2025
   5. Et en cas de changement de véhicule en cours d'année
   6. Le cas très particulier du médecin remplaçant
   7. Le cas du médecin exerçant en société à l'IRPP
   8. Prospective et horizons de gestion
4. Utilisation mixte du véhicule, professionnelle et privée
   1. Si vous optez pour la comptabilisation aux frais réels
   2. Si vous optez pour le barème kilométrique
      1. si vous êtes remplaçant
      2. si vous êtes installé
   3. synthèse pratique
5. Véhicule électrique ou véhicule hybride
   1. Exemple chiffré d'une grosse berline familiale électrique
   2. L'acquisition des batteries
   3. La borne de recharge installée à la maison
   4. Les horizons de gestion
   5. Deux cas particuliers : véhicule électrique acquis au nom de votre société et la question de la TVA
6. Les déplacements professionnels mixtes, libéraux et salariés
7. Tableaux récapitulatifs et tous les barèmes applicables